Trade Administration : mode d'emploi
Dans le monde du négoce des matières premières (pétrole, métaux, grains, charbon, etc.) plusieurs métiers ou spécialisations sont nécessaires pour une bonne gestion des activités et des risques omniprésents dans un monde ultra-compétitif. Si le premier poste est celui du « trader » (responsable de la stratégie et de l'exécution des achats, ventes et transport des matières premières), d’autres sont directement ou indirectement liés à cette position.
Lorsqu’un contrat d’achat et sa vente se réalisent, le suivi de l’exécution est sous la responsabilité de l’opérateur (parfois appelé en anglais «forwarder»). Selon la taille de l’entreprise, certaines tâches peuvent être couvertes par des spécialistes focalisés sur la partie administration interne des informations et des données liées à cette exécution de la livraison. Ce poste est souvent appelé «Trade administration» et c’est l’un des postes important dans le Back Office. Cette position consiste à traiter la partie administrative d’une transaction physique (chargement, déchargement, transport) à partir du moment où un contrat est conclu jusqu’à sa finalisation. Il faut savoir créer, suivre et organiser des données par transporteur et contrat afin de contrôler et provisionner les coûts et les revenus afin d’avoir une projection du P&L (« Profits and Losses » ou « Pertes et Profits » en français) jusqu’à ce que toutes les valeurs budgétées soient finalisées. Dans le jargon du trader, cela revient à établir un « deal’s budget ».
Il faut donc pouvoir vérifier que le P&L attendu par le trader corresponde à des mouvements de trésorerie vérifiables au travers des avis de débit/crédit des banques de « Trade Finance » (banques spécialisées dans le financement du négoce). D’un point de vue comptable cela revient à comparer les « pertes et profits » (P&L par bateau ou livraison) au « bilan » (où se trouve l’argent). En effet, il arrive très souvent qu’entre l’attente d’un P&L et son profit ou sa perte vérifiée en comptabilité la différence soit grande !
Exemple d’un budget de P&L pour une livraison de charbon par bateau:
Nous voyons ci-dessus une vision synthétique du P&L projeté du trader mais suivi par les opérateurs ou « trade administrators ». Le profit attendu est de $23'870.- mais encore faut-il vérifier qu’aucun coût ne manque et que tout a été payé ou encaissé.
Le profil recherché pour ce métier demande de savoir communiquer en anglais (dans l’immense majorité des cas) mais dans le marché actuel le chinois et le russe sont de plus en plus recherchés, en fonction de la zone d’activité de l’entreprise. Il faut aussi connaître les termes contractuels et logistiques (« Incoterms ») afin de pouvoir comprendre et anticiper les coûts et revenus selon les termes des contrats d’achat, de vente, de transport, d’inspection et de financement.
Si ce qui précède fait plutôt partie du département « trading and trade administration », l’on trouve souvent dans les sociétés de négoce l’alter-ego du « trade administrator » dans le département de la Finance & Comptabilité. Dans ce cas, on parlera d’un « Trade Accountant » qui aura pour tâche de s’assurer que la comptabilité vérifie de façon indépendante que le P&L prévu par le trader se concrétise côté bancaire. Ce double contrôle permet de s’assurer qu’aucun coût ou revenu ne soit oublié, voire sous-estimé et qu’en fin de course les actionnaires retrouvent dans le bilan de l’entreprise une valeur de leur investissement correspondant aux projections de leurs traders. Pour ce poste, le profil recherché est souvent identique à celui du « Trade administrator » mais avec en plus des compétences comptables.
