Pour faire suite à notre article sur la formation des assistantes RH « Comment devenir assistante RH », nous souhaitons développer ici les compétences indispensables pour être une bonne assistante RH. Une assistante RH doit connaître les différentes procédures liées au recrutement du personnel, elle s’occupe des collaborateurs d’un point de vue humain et doit également gérer la partie comptable du versement des salaires.
Quelques compétences liées à a gestion
Capacité d’analyse
Esprit de synthèse
Gestion des priorités
Polyvalence
Méthode et rigueur
Réactivité
L'assistante a un rôle de médiation entre les chefs de service et le personnel. Aussi doit-elle avoir le sens du contact, de la négociation et savoir écouter ses interlocuteurs. Il lui faut par ailleurs une discrétion sans faille, garder pour elle des informations ultrasensibles sur les rémunérations par exemple. Une bonne compréhension de son rôle et de l'importance de ce dernier est ainsi très importante.
La médiation fait partie des attendus de sa mission, elle doit donc y consacrer l'énergie nécessaire. Il s'agit là de l'un des aspects les plus intéressants et les plus valorisants de son poste. Si ce rôle n'est pas tenu, l'équipe de son côté y perdra certainement en efficacité.
- Un savoir-être adapté à sa mission : L'assistante en RH doit faire preuve de réflexion, de discrétion, de tact, de finesse, de doigté et d'une bonne dose d'affirmation de soi.
- Un savoir-faire relationnel : Elle doit également comprendre qu'elle peut être efficace, faire avancer les dossiers et obtenir le résultat sans mettre la pression ni occasionner de stress. Pour les assistantes, ces compétences relationnelles sont encore plus importantes du fait de leur position centrale et de leur rôle d'ambassadeur du manager et du service. Il s'agit de savoir-faire à part entière au même titre que la maîtrise des logiciels ou de l'expression écrite. À ce titre, ils peuvent s'acquérir ou se renforcer.
Une bonne assistante RH doit avoir les capacités pour rassurer et ne pas empirer les choses.
Tout d'abord, une règle d'or : "je fais attention à ce que je dis, à qui je le dis et comment je le dis."
Voici quelques bonnes pratiques pour relayer efficacement l'information dans son service :
- Ne jamais jeter d'huile sur le feu. Ne pas répercuter le stress des uns sur les autres. Véhiculer des messages rassurants et positifs
- Faire passer les messages fermement et en douceur
- Relancer fermement et en douceur
- Remonter à son manager ce qu'il a besoin de savoir, ni plus, ni moins
- Quand un collaborateur fait une confidence, systématiquement demander : « qu'est-ce que tu m'autorises à remonter ? »
- Savoir tempérer un manager qui va vite et qui s'impatiente parce que les choses ne vont pas assez vite pour lui. Savoir le calmer et lui faire comprendre que tout le monde ne va pas nécessairement à la même vitesse que lui.
Les +
L’assistante RH est en relation avec tous les employés de la société dans laquelle elle travaille. Une personne qui est attirée par le contact humain pourra ainsi s’épanouir à ce poste. Les tâches proposées sont variées. Une assistante RH n’a ainsi pas le temps de s’ennuyer et les espoirs d’évolution professionnelle sont réels.
Formalités d’engagement et de départ du personnel
Lorsque nous voulons engager un nouvel employé, il existe des procédures à suivre. Tout commence par la publication de l’annonce du poste à pourvoir : cela nécessite des compétences rédactionnelles ainsi que la connaissance des compétences et des qualités nécessaires pour occuper le poste offert.
Ensuite se fait le choix du candidat, grâce à l’entretien qui permet d’évaluer les candidats et qui fait appel à (psychologie, bon sens, feeling… autre) de la part du recruteur. Une fois les deux parties, le recruteur et l’employé, d’accord, l’assistante RH fait appel à ses connaissances juridiques de la loi sur le travail pour établir un contrat dans lequel se retrouvent entre autres la durée du contrat et le salaire. Le contrat peut alors être signé.
Le contrat individuel de travail fixe les droits et les obligations de l’employeur et du travailleur. Il n’est soumis à aucune prescription formelle et peut aussi être conclu oralement, à l’exception du contrat d’apprentissage. Un contrat écrit est toutefois dans l’intérêt des deux parties. Toute réglementation spéciale (par ex. une prohibition de faire concurrence ou une réglementation) concernant les heures de travail supplémentaires, doit être fixée dans un contrat de travail écrit. Le contrat de travail peut être à durée déterminée (prend fin à l’expiration de la période convenue) ou à durée indéterminée (peut être résilié par chacune des parties). L’assistante RH doit connaître et appliquer ces droits et obligations ainsi que ces réglementations.
Pour chaque contrat, il y a un temps d’essai qui varie dans chaque société entre 1 et 3 mois. Pendant la durée du contrat chaque partie a des obligations vis-à-vis de l’autre. L’employé doit s’acquitter des tâches qui lui sont confiées et l’employeur doit vérifier si les objectifs sont atteints et lui verser le salaire. A la fin des rapports de travail, l’assistante RH rédige un certificat du travail.
Le certificat de travail d'un employé doit contenir un maximum d'informations précises relatives à la durée de l'engagement, à la nature de l'activité, à la qualité du travail effectué et à la conduite de l'employé (art. 330a al. 1 du Code des obligations suisse). Plus d’informations dans les liens suivants :
http://www.gbnews.ch/tendances-rh/actus-rh/certificat-de-travail-langage-code-mythe-ou-realite-2
http://www.gbnews.ch/tendances-rh/certificats-de-travail-bienvenue-dans-un-monde-subliminal
Tenir à jour les données
Une assistante RH doit être capable de tenir à jour les données concernant tous les employés à savoir :
- Les heures de travail : les heures journalières hebdomadaires ou mensuelles effectuées suivant le contrat type.
- Les absences : pour avoir un contrôle des absences justifiées ou pas en cas d’absentéismes.
- La gestion des prestations sociales : en cas de changement état civil, prélèvement de l’impôt à la source, allocations familiales.
- Toutes ces informations doivent être complètes et mises à jour pour pouvoir verser le salaire à chaque employé.
En fonction de la taille de l’entreprise, le généraliste RH peut être responsable de toutes les tâches inhérentes aux ressources humaines, comme l’établissement des salaires et les bouclements, ainsi que les assurances sociales. Le généraliste RH est responsable de son propre service au sein de l’administration et conduit une équipe. Il mène des entretiens personnels et de qualification, et il gère également les conflits et les licenciements. Il est également amené à participer à des projets généraux ou stratégiques. Le généraliste RH, en fonction de la taille de l’entreprise, est subordonné au directeur RH ou alors directement à la direction générale.
Certaines aptitudes sont essentielles pour ce travail. Il faut avoir un bon sens de l’organisation du travail, faire preuve de leadership au sein d’une équipe ainsi qu’un sens aigu des responsabilités. Il faut également savoir prendre des décisions, être capable de superviser, influencer, diriger des personnes et aussi pouvoir résoudre certaines situations problématiques.
De nombreux chemins mènent aux fonctions de ressources humaines touchant à la fois au droit social, à la gestion et à l’économie, à la psychosociologie, à la finance. Voilà une alchimie qui fait la richesse de ces formations. Encore faut-il bien préparer son projet car les masters sont particulièrement sélectifs et la plupart des formations RH exigent une première expérience de l’entreprise à travers des stages.
Sources :
http://www.romandieformation.ch
http://www.orientation.ch
http://www.ifp-formation.ch
http://up-epf.epfl.ch
https://www.ch.ch/fr/contrat-travail/
http://www.blogdesmetiers.com/assistante-ressources-humaines/
http://kalligo.com/rh
Crédit photo : StartupStockPhotos via Pixabay under Creative Commons licence
