Une réceptionniste est la personne que vous voyez en premier lorsque vous passez dans la porte d'une entreprise. La réceptionniste accueille les visiteurs, répond au téléphone, rédige les courriers et garde la réception propre.
Une réceptionniste peut également enregistrer les visiteurs, trier le courrier, tenir un journal de présence des employés et relire la correspondance, les rapports et les courriels.
Un diplôme d'études secondaires est généralement demandé. Mais, si vous avez le sens de l’accueil, les employeurs apprécient souvent ces qualités au service de leur clientèle. Certaines entreprises peuvent même offrir une formation en cours d'emploi aux réceptionnistes.
Les réceptionnistes se forment sur le tas. Des compétences bureautiques et informatiques peuvent donner à un candidat à un poste de réceptionniste l’avantage sur la concurrence.
Les tâches principales de la réceptionniste comprennent de répondre au téléphone et de saluer les personnes qui entrent dans l’entreprise.
Elle doit également toujours fournir un accueil aimable et professionnel et répondre aux besoins des personnes qui se présentent.
Elle peut exercer ses fonctions dans toutes les entreprises de tous les secteurs ayant un standard téléphonique et une réception afin d’accueillir des visiteurs, des fournisseurs et des clients.
Savoir parler plusieurs langues est un grand atout, surtout à Genève, qui est une ville multiculturelle avec toutes ses organisations internationales, comme l’ONU, l’OMS…
Étant donné que la confidentialité est primordiale, il faut savoir rester discret. « On voit tout, on entend tout, mais on ne dit rien et il est essentiel d’avoir un comportement exemplaire. »
Par exemple, il y a quelques années, j’ai eu l’opportunité de travailler en tant que réceptionniste au sein d’une agence immobilière. Je m’occupais de la réception et des tâches administratives. Mon rôle consistait tant à répondre au téléphone, à accueillir les clients, qu’à réaliser les mises à jour du site internet et à rentrer des données dans leur système informatique. Ma capacité d’adaptation d’apprentissage rapide m’a permis de prendre également en charge la mise en page du magazine trimestriel de ventes immobilières.
La réceptionniste doit souvent exécuter des travaux administratifs et faire des recherches sur Internet.
Elle doit également savoir gérer les priorités, avoir un très bon sens de l’organisation et être polyvalente.
Dépendamment des entreprises, et du cahier des charges, la réceptionniste peut être amenée à effectuer des tâches administratives diverses, ainsi que le classement et l’archivage des dossiers, l’ouverture et la fermeture de l’entreprise ou encore la tenue de caisse.
La patience, le dynamisme et le sens de l’organisation sont des compétences qui vous aideront à organiser les différents rendez-vous clients, les agendas et les plannings de vos supérieurs hiérarchiques et de vos collègues.
Savoir gérer son temps, son travail et avoir envie d’apprendre amènera la direction et vos collègues à vous faire confiance.
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Après une expérience dans le domaine de la restauration, j'ai effectué une reconversion professionnelle comme assistante administrative Mon sens de l'organisation, mon goût pour la planification et l'ordre, ainsi que ma capacité à gérer les priorités sont des atouts que j'applique au quotidien dans mon travail. Je suis une personne curieuse et toujours en quête de nouvelles connaissances, que ce soit sur le plan professionnel ou personnel. Cette soif d'apprendre m'a conduite à explorer différentes facettes de l’administration, comme par exemple la gestion des dossiers ou encore la gestion du temps et des calendriers, et à renforcer mes compétences dans ce domaine.
Pour vous former dans le domaine, vous pouvez contacter l'École internationale Lejeune, à Genève. En effet, celle-ci propose une formation d'hospitality assistant.