En entendant le mot secrétaire, ne vous êtes-vous jamais posé de question ? Avez-vous essayé de séparer le mot secrétaire en deux syllabes « SECRET » et « TAIRE » ? Cela amène à dire que dans ce métier nous savons des choses qu’il est préférable de garder confidentielles. Ce que l'on appelle plus spécifiquement le secret professionnel. Et ce quelle que soit la profession, juridique ou médicale.
Secrétaire juridique ou médicale : un métier commun, un vocabulaire spécifique
Le métier et les tâches demandées pour une secrétaire restent identiques, dans tous les secteurs. Par contre, le contexte du métier et son « jargon » est propre à chaque domaine d’activité. Une secrétaire médicale utilisera un vocabulaire qui se rapporte aux connaissances médicales. Celles-ci ne seront évidemment pas les mêmes lorsque vous travailler pour un médecin légiste, un pédiatre et/ou un médecin du sport, de manière générale. Au contraire du métier de secrétaire juridique, dont le vocabulaire spécifique utilisé sera le même pour tout ce qui se rapporte aux lois, aux décisions rendues tant pour le droit des sociétés, de la famille, ou le droit bancaire.
Milieu juridique ou médical : accueil, gestion du stress et organisation
En tant que secrétaire juridique, vous êtes le lien entre les avocats et les clients qui appellent le Cabinet. Vous êtes en quelque sorte la carte de visite de l’entreprise, le premier contact. La secrétaire doit être accueillante lorsqu’elle reçoit un client ou un appel téléphonique. Elle doit être d’humeur égale, avenante. Et même si elle travaille dans l’urgence, elle doit savoir mettre de côté ses inquiétudes.
Travailler chez des avocats implique d’être sans cesse sollicitée et habituée à travailler dans le stress avec les délais qu’imposent les tribunaux. Elle doit aussi être autonome et savoir gérer les priorités. En effet, lorsqu’elle ouvre le courrier, elle doit être apte à reconnaître les urgences. Dans certains cabinets d’avocats, elle doit être en mesure d’assurer la permanence téléphonique, à savoir répondre aux interrogations et diriger les clients vers les avocats selon leurs diverses spécificités.
Travailler dans des hôpitaux implique d’avoir un bon sens du relationnel avec un sens d’adaptation, quel que soit l’endroit où la secrétaire médicale travaille. Que ce soit dans la fonction publique ou dans un secteur privé, les tâches qu’elle effectue sont plus au moins les mêmes. Elle doit ainsi pouvoir répondre à toutes les questions de l’équipe médicale concernant l’emploi du temps de la journée.
La base d'une entreprise
Une secrétaire, qu’elle travaille dans le domaine médical ou juridique, est très souvent comparée à une colonne vertébrale. Elle s’occupe ainsi de répertorier, et de classer les documents (jugements, agendas, planification de voyages, réservation de vols) tant dans les dossiers créés que dans l’archivage de ces derniers. Cela nécessite donc d’être méthodique, organisée, disponible et d’avoir l’esprit d’équipe ainsi que le sens des relations humaines.
Lorsque la secrétaire médicale commence sa journée, la première chose qu’elle doit faire est de vérifier le planning pour la journée à venir. Elle doit ainsi pouvoir répondre à toutes les questions de l’équipe médicale concernant l’emploi du temps de la journée.
Tout au long de la journée, elle gère les rendez-vous des patients et les note clairement pour ne pas faire d’erreur afin d’éviter que deux patients aient rendez-vous à la même heure. L’informatique permet de prendre les rendez-vous plus facilement et les médecins peuvent consulter leur emploi du temps directement depuis leur ordinateur. Elle doit également assurer le suivi des dossiers et ainsi soulager le médecin de tout ce qui touche à l’administration. Si le médecin donne son accord pour la plupart des choses, elle doit savoir prendre des initiatives pour ne pas déranger le médecin pendant une consultation. Elle peut également s’occuper des consultations et remettre aux patients les papiers concernant l’assurance maladie.
À la fin de la journée, elle doit vérifier que tous les dossiers de la journée ont été mis à jour et les ranger à leur place afin d’éviter tout problème lors de la prochaine visite du patient. Elle doit également vérifier le planning pour le lendemain et ainsi faciliter son propre travail.
Une journée-type : secrétaire juridique vs secrétaire médicale
8h30 / 9h00 : Vérification des délais inscrits au rôle (grand livre/agenda) pour s’assurer de la présence ou non de l’avocat à l’Etude
9h30 / 10h00 : Ouverture du courrier, vérifier les urgences à traiter
10h00 / 11h00 : Dactylographie des courriers du jour à envoyer, éventuellement mémoire à déposer auprès des tribunaux (TPI, etc …)
11h00 / 12h00 : Classement dans les dossiers et vérification des dossiers d’archives
12h30 / 14h00 : Pause déjeuner
14h00 / 15h00 : Répondre aux appels téléphoniques des clients et/ou accueillir les clients
16h00 : Mise sous pli et signature du courrier à envoyer
17h00 : Vacation à la poste pour envoi du courrier du jour
La secrétaire a un rôle essentiel et est constamment le lien entre l’avocat et les clients afin d’assurer un service de confiance et de discrétion. Elle doit avoir de l’entregent, savoir gérer le stress, et être d’humeur égale.
Secrétaire juridique ou médicale : quel parallèle ?
Le métier de secrétaire est enrichissant et très diversifié, puisque nous devons prendre en charge tant les affaires privées des avocats que les affaires liées à leur profession. Nous sommes sans cesse interrompus, que ce soit par le téléphone ou le va-et-vient des clients.
Le parallèle avec la secrétaire médicale est que cette dernière doit aussi gérer la prise de rendez-vous, l’accueil de la clientèle et ainsi travailler dans le stress, filtrer les urgences et avoir un sens de l’organisation et d’accueil, avec toute la discrétion liée aux deux professions.
En conclusion, lorsqu’une secrétaire juridique souhaite s’orienter vers le domaine médical, elle peut y accéder car les tâches effectuées dans un cabinet d’avocats sont quasi identiques, à une exception près : il faut acquérir les connaissances médicales liées à la spécificité concernant le médecin pour lequel vous serez en poste.
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