La secrétaire d’administration scolaire assure un grand nombre de tâches au sein d’une école. Ce métier demande de l’organisation et de la disponibilité pour répondre aux demandes des élèves, des parents et des enseignants. Le travail d’une secrétaire scolaire est essentiel au bon fonctionnement d’une école.
La direction générale de l'enseignement obligatoire (DGEO) a pour première mission de piloter l'enseignement obligatoire en plaçant l'enseignement et le suivi des élèves au centre de sa démarche. Cette mission est déployée avec le soutien des services des ressources humaines, des finances et de l'organisation et planification du système scolaire. Et la secrétaire scolaire est un maillon indispensable dans le bon déroulement de cette mission.
La secrétaire scolaire travaille avec le directeur, les enfants et les parents. Elle fait le lien entre eux, transmet l’information et trouve les solutions adaptées.
Si la secrétaire doit compiler les absences, elle doit être présente pour le faire. Elle travaille avec les enfants, lorsqu’un enfant se fait envoyer chez le directeur par son enseignant, c’est généralement dans le bureau de la secrétaire qu’il atterrit. Il est alors indispensable de se montrer à l’écoute, tout en restant à sa place.
Il faut faire preuve d’initiative, car il arrive souvent que le directeur doive s’absenter pour une réunion. La secrétaire doit donc se débrouiller seule si une urgence survient, comme une alarme de feu.
Secrétaire scolaire : Empathie et confidentialité
De plus, il faut être empathique et ferme, car il y a des parents de tous les genres et savoir faire preuve d’écoute et d’empathie envers tous est primordial. Il faut donc avoir le sens de la confidentialité et un bon relationnel selon les situations rencontrées par certains élèves.
Le sens de la confidentialité est également indispensable, car nous gérons les dossiers des élèves avec leurs coordonnées ainsi que leurs fiches de santé.
Capacité d’adaptation et compétences rédactionnelles
La maîtrise des outils informatiques courants, de bonnes connaissances des systèmes informatiques de l’Etat sont un réel atout. La secrétaire devra la plupart du temps rédiger donc avoir de très grande flexibilité et capacités d’adaptation ainsi que de bonnes compétences rédactionnelles. Il faut également avoir la capacité à gérer les priorités et à respecter les délais, le sens de l’accueil et du service et pour finir, la discrétion absolue concernant les affaires traitées.
Tâches administratives courantes d'une secrétaire scolaire
La secrétaire scolaire gère également les activités courantes, telles que la réception téléphonique et l’accueil des visiteurs (élèves, parents, entreprises externes). La prise de rendez-vous est une tâche récurrente. Il arrive souvent qu’un parent souhaite discuter avec un enseignant ou bien un doyen. Elle est également en charge de la rédaction du courrier et du classement de dossiers d’élèves. De plus, il faut avoir un bon sens de l’organisation pour gérer l’agenda, tout en étant interrompue par des appels ou des visiteurs. Pouvoir renseigner et orienter les visiteurs dans l’établissement est également essentiel. Pour cela, la secrétaire scolaire doit être à l’écoute des besoins et diriger les visiteurs, élèves, professeurs et parents de la meilleure manière.
De plus, l’assistante administrative dans le secteur d’une école devra se familiariser avec les outils informatiques tels que Word, Excel, PowerPoint, Outlook, nBDS ou Smog.
La formation
A Genève, le métier d’assistante administrative exige au moins un certificat fédéral de capacité (CFC) d’employée de commerce ou titre jugé équivalent.
Une assistante administrative dans un établissement scolaire a pour but d’assurer la réception, l’accueil téléphonique des élèves, des parents, des enseignants et de toute personne externe ainsi que la rédaction du courrier, et la gestion de toutes les tâches administratives liées à la vie scolaire. La secrétaire est un maillon important à l’organisation et au bon fonctionnement d’une entreprise. Elle assure le secrétariat, les dossiers des élèves, la gestion des remplacements ainsi que l’agenda du directeur.
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