La secrétaire sociale est la personne de contact de la structure, l’image de l’entreprise. Elle s’occupe de la bonne marche et informe à les collaborateurs à temps. Elle est dynamique, et sociable.
Elle a un rôle d’organisateur et de guide et s’assure que tout le monde a la même information dans les meilleurs délais.
Elle est également la garante de la mise à jour des pièces à fournir pour les différentes prestations.
Elle doit s’occuper de la bonne marche de la société. Elle envoie notamment des messages de confirmation de rendez-vous. Elle accueille également les prestataires et les guide.
Gestion de l’agenda et du courrier
La secrétaire sociale organise les rendez-vous avec les bénéficiaires selon les demandes d’autres services. Elle réceptionne, trie et distribue le courrier entrant et sortant. Et enfin elle établit et transmettre certains documents aux bénéficiaires selon leurs demandes.
Le relationnel et l’empathie
Afin de mener sa mission à bien, la secrétaire sociale doit faire preuve de rigueur d’altruisme et d’empathie. En effet, elle est en charge d’accueillir, de renseigner et d’orienter les interlocuteurs. Elle gère également les appels téléphoniques et transfère les informations aux personnes concernées par téléphone ou messagerie. Aux besoins, elle aide les usagers à remplir des documents nécessaires à une démarche administrative.
Elle soutient ponctuellement ses collègues dans certaines tâches.
Organisation et priorités
La personne, identifiera la nature d’une demande et le degré d’urgence de la réponse à donner, elle saura renseigner, orienter et réaliser des démarches administratives simples. Elle doit savoir accomplir diverses activités simultanément. Pour cela, elle est amenée à développer des compétences organisationnelles et administratives, afin de répondre au mieux aux attentes du service en tenant compte des priorités. Elle doit également avoir d’excellentes connaissances des outils bureautiques, tels qu'Outlook, la suite Office et les bases de données d’utilisateurs.
Diplômes et formation pour devenir secrétaire sociale
La formation est d’une durée de trois ans et permet d’obtenir un Bachelor travail social. Vous pouvez aussi obtenir un CFC Assistant Social en deux ans.
Il est également possible d’avoir un diplôme de secrétaire et de travailler dans le social. Une expérience dans le domaine social est un vrai plus.
En somme, la secrétaire sociale est la première personne de contact entre la structure et les usagers. Elle doit être impartiale, objective et empathique avec les populations de tous les âges et de toutes les origines, mais aussi être très organisée et avoir le sens des priorités.
Lectures complémentaires :
Travailler dans le milieu social : Vocation ou sacerdoce ? par Khadidjatou Bao
Les compétences indispensables pour travailler dans le milieu social par Sandrine Zbinden
Aya Farag, assistante sociale à l’Hospice général par Michel Saillet
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