Secrétaire sociale un métier d’accueil et bienveillance

Le métier d’une secrétaire sociale est un poste clé au sein de chaque établissement, car c’est la meilleure ambassadrice de son entreprise. C’est pour cela qu’elle se doit d’être accueillante, souriante et bienveillante, notamment dans le domaine du social. En effet, c’est un poste axé sur l’accueil des usagers, ainsi que sur le fait de répondre à leur besoin et de leur garantir un bon suivi.

Accueil et relationnel

La secrétaire sociale se doit d’être dotée d’une grande aisance relationnelle, démontrer un intérêt marqué pour le contact humain. Ces qualités lui permettent d’assurer l’accueil, la réception des usagers et de répondre à leur demande (information, orientation, prise de rendez-vous, etc.), en identifiant la nature de la demande, son degré d’urgence et, le cas échéant, en effectuant une première orientation sociale lorsque la situation le justifie.

Parfois, une secrétaire sociale peut rencontrer des imprévus auxquels elle doit faire face. A titre d’exemple, je peux partager mon expérience professionnelle au sein de l’Hospice général où plusieurs fois, lors de l’absence d’interprètes, j’ai été amenée à jouer ce rôle afin de faciliter les échanges entre les migrants et les assistants sociaux. En effet, mes compétences linguistiques en arabe m’ont permis d’établir une communication bienveillante et de surcroît de soutenir mes collègues.

Logistique et administration

Grâce à son sens de l’organisation ainsi que son orientation détails, la secrétaire sociale assume les tâches logistiques et administratives de l’unité. Cela consiste en la gestion des plannings, de la documentation et des affichages, le suivi des statistiques, la réception et la transmission de documents, etc. Elle s’occupe également des tâches de secrétariat simples pour les professionnels de l’unité. Pour cela, la maîtrise des outils informatiques, tels que Word, Excel, Outlook… ainsi que les compétences rédactionnelles et linguistiques sont indispensables.

Collaboration en équipe

Une collaboration étroite avec les collègues assure une transmission des informations utiles et une gestion de l’accueil optimisée (réception des demandes et documents, gestion des agendas, transmission de messages, etc.).

Les qualités indispensables

Pour exercer au mieux le métier de secrétaire sociale, il est primordial d’apprécier les environnements de travail dynamique proposant un rythme d’activité soutenu, avoir des compétences avérées de résistance au stress, faire preuve de tact, de patience, de diplomatie. Savoir apaiser les tensions lorsqu’elles se présentent, être flexible et polyvalent, avoir des capacités d’intégration à une équipe pluridisciplinaire sont également des qualités reconnues.

Etant donné que la secrétaire sociale traite les données et les informations personnelles des usagers, il est crucial qu’elle soit discrète et respectueuse du secret professionnel quant à ces informations.

Les spécificités de secrétaire sociale

Idéalement une secrétaire sociale doit posséder les connaissances en matière d’assurance sociale. En outre, elle devra se familiariser avec les logiciels propres à chaque institution.

Les formations

Pour pouvoir exercer le métier d’une secrétaire sociale, en l’occurrence au sein de l’Hospice général, il faut être titulaire du CFC d’employé de commerce ou d’une formation jugée équivalente, ex : diplôme secrétariat et gestion administrative qu’on peut obtenir dans des écoles reconnues à Genève telles que IFAGE, FUTURPRO +. En outre, l’Hospice général dispose d’un catalogue dédié au cours et formations à la disposition des collaborateurs leur permettant d’évoluer dans leur carrière professionnelle.

In fine, le métier d’une secrétaire sociale notamment au sein de l’Hospice générale est passionnant à bien des égards, non seulement sur le plan professionnel en aidant, répondant aux besoins des usagers, mais aussi sur le plan personnel car on se sent utile et valorisé.

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