Le responsable administratif (RA), n’a pas de spécialisation à la base. A son poste de travail, il touche un peu à tout. Il doit avoir des connaissances en comptabilité, en administration bien sûr et aussi en ressources humaines. Tout dépend de la taille de l’entreprise et des responsabilités qui peuvent lui être confiées.
Le responsable administratif et ses trois casquettes
Par contre dans les PME, le responsable administratif a l’occasion de porter ses trois casquettes :
Le comptable
Le métier de comptable est essentiel dans toute entreprise, quelle que soit sa taille. Dans le cadre d'une grande entreprise, le comptable occupe généralement un poste spécialisé.
Par exemple, en le comptable d’une PME doit planifier ses tâches et ainsi mensuellement, prendre contact avec les débiteurs de la PME avant de pouvoir si nécessaire leur adresser une lettre de rappel. Il doit également s’occuper de la facturation des services réalisés aux clients et régler les factures fournisseurs.
Dans cet exemple, pour laisser des informations dans le grand livre, il doit saisir toutes les écritures y associées. De même, il prépare et verse les salaires des collaborateurs, ainsi que les charges sociales aux assurances concernées. Pour accorder la comptabilité, il doit trimestriellement réconcilier le compte bancaire au compte banque de notre comptabilité.
L’administratif
Sous cette casquette, et toujours dans notre exemple, le responsable administratif doit quotidiennement s’occuper de l’accueil et de l'orientation physique et téléphonique des clients et du personnel. Il doit en cas de besoin commander du matériel pour le fonctionnement de notre structure.
Il doit mensuellement organiser la réunion d’équipe, ainsi que rédiger les procès-verbaux. Il est en charge non seulement de la planification sur Excel mais aussi, de s’occuper de la gestion des aspects administratifs des collaborateurs, de la relation avec les assurances sociales (AVS, LPP) et accident.
Les ressources humaines
La gestion des ressources humaines n’est pas un secteur économique, mais une fonction transversale dont toutes les entreprises ont besoin. Le responsable administratif peut concilier les nécessités économiques avec les réalités sociales de l’entreprise, sans être spécialiste des ressources humaines.
Le responsable administratif peut au quotidien, gérer les contrats des collaborateurs, aider au recrutement de nouveaux collaborateurs (mais aussi éventuellement au licenciement), valoriser les carrières, développer les compétences individuelles et collectives.
Dans le cadre de ses responsabilités, en l’absence du Directeur (en vacances), il lui est donné de régler un différend entre deux collaboratrices par exemple, et ainsi de rappeler tant à l’une qu’à l’autre, leurs obligations, l’orientation sociale de notre structure.
Cette polyvalence est très recherchée dans le monde de l’entreprise où le facteur travail est une composante indispensable de l’activité d’une entreprise.
Avec cette polyvalence, les compétences du responsable administratif lui permettent de rester au plus près de ses collaborateurs. Moyennant une dose de courage et de motivation, il peut sans grosses difficultés se spécialiser dans les ressources humaines.
Pour ce faire, en plus du CFC et/ou d’une maturité, une formation en tant qu’assistant en gestion du personnel est obligatoire. Cette formation dure en moyenne quatre mois et permet de pouvoir se spécialiser et donc de devenir un spécialiste des ressources humaines, avec l’orientation vers l’une des trois options de spécialisation suivantes :
- Gestion du personnel en entreprise
- Placement de personnel public et conseil
- Placement privé et location de services
Mais pourquoi devenir spécialiste en ressources humaines ?
L’examen pour l’obtention du brevet fédéral de spécialiste en ressources humaines a pour but le contrôle des compétences acquises dans les champs listés ainsi que dans la pratique professionnelle. Les compétences contrôlées ont été identifiées dans le cadre de processus associant des spécialistes et des experts de la pratique, puis résumés dans un profil de compétences. Les perspectives professionnelles sont fonction de l’option de spécialisation choisie. On peut de ce fait travailler comme
- RH généraliste, responsable RH pour PME pour ceux qui choisissent, option gestion du personnel en entreprise.
- Conseil ORP confirmé pour l’option Placement de personnel public et conseil
- Spécialiste en recrutement confirmé pour l’option placement privé et location de services.
Mais il faut noter que le cursus de formation pour l’obtention de ce brevet est onéreux Il faut compter un minimum de CHF 11'500.00 (information IFAGE). La confédération rembourse 50% des frais de cours, à condition que le candidat se présente à l’examen fédéral après le cours. Le droit à la subvention est indépendant du résultat à l’examen.
Comme le préconise Anne-Marie Van Rampaey, ex-DRH devenue consultante, « il faut sortir des tableaux de bord, descendre de sa tour d’ivoire et aller vers les collaborateurs » L’humain doit demeurer au centre des préoccupations du spécialiste RH, il doit impérativement remettre l’humain dans toute son acception au cœur de son action et de sa vision, ceci pour garantir la pérennité de l’entreprise. Si vous n’avez pas cette conception de la valeur de l’humain au sein d’une entreprise, il faut comprendre que vous vous êtes trompé de chemin et ne pas continuer sur cette voie.
Sources :
https://www.studyrama.com/formations/fiches-metiers/ressources-humaines/
https://www.ifage.ch/offre/commerce/ressources-humaines/brevet-federal-de-specialiste-en-ressources-humaines
https://www.gbnews.ch/les-ressources-humaines-face-a-un-nouveau-defi/
Photo credit : Lina Aloi; The Lazy Artist Gallery via pexels.com
